So verbucht DemyTix in Bexio

Bevor Sie beginnen

Drei Dinge sind nötig. Ein kostenpflichtiges DemyTix-Abo, denn die Verbindung zu einer Buchhaltungssoftware ist nicht Teil des kostenlosen Abos. Die Administratorrolle im Arbeitsbereich, denn Mitglieder können scannen und prüfen, aber nur ein Administrator verbindet Bexio und sendet Buchungen. Und ein Bexio-Konto, in dem Sie sich anmelden können und Drittanwendungen Zugriff gewähren dürfen.

Ein Arbeitsbereich verbindet sich mit genau einer Bexio-Firma. Ein Treuhänder nutzt daher einen Arbeitsbereich pro Kunde, jeder mit eigener Verbindung, eigener Kontenzuordnung und eigenen Mitgliedern. Verbinden Sie denselben Arbeitsbereich später mit einer anderen Bexio-Firma, setzt DemyTix die Zuordnungen zurück, die auf die alte zeigten, und sagt es Ihnen.

DemyTix sieht Ihr Bexio-Passwort nie: Die Anmeldung findet auf der Seite von Bexio statt, und Bexio übergibt DemyTix ein Token, das auf das beschränkt ist, was die Integration braucht.

• Bei Bexio angeforderte Berechtigungen: Buchhaltung (um Spesen und Rechnungen zu erstellen und Ihre Konten und Steuercodes zu lesen), Dateien (um das Belegbild anzuhängen), Kontakte (um Lieferantenkontakte zu lesen und anzulegen) und ein Refresh-Token, damit die Verbindung eine Sitzung überdauert.

Einen Arbeitsbereich verbinden

Öffnen Sie den Arbeitsbereich, gehen Sie in seine Einstellungen zum Abschnitt Buchhaltung und drücken Sie Bexio verbinden. Sie werden auf die Anmeldeseite von Bexio geleitet, genehmigen den Zugriff und kehren zu DemyTix zurück, wo die Verbindung als Verbunden erscheint, zusammen mit dem Namen der Bexio-Firma, auf die sie zeigt.

Was DemyTix behält: die von Bexio ausgestellten Zugriffs- und Refresh-Tokens, verschlüsselt, sowie Id und Name der Bexio-Firma. Was es nicht behält: Ihr Passwort, das Bexio nie an Drittanwendungen weitergibt.

Eine Verbindung kann brechen. Ändern Sie Ihr Bexio-Passwort, widerrufen Sie den Zugriff der App in Bexio, oder akzeptiert Bexio das Token nicht mehr, zeigt DemyTix ein Banner, Bexio-Synchronisierung pausiert, und jeder Administrator sieht in den Einstellungen die Schaltfläche Bexio erneut verbinden. Das erneute Verbinden folgt denselben Schritten wie das Verbinden und behält alle Ihre Zuordnungen. Ein vorübergehender Ausfall von Bexio gilt nicht als gebrochene Verbindung: Das Senden schlägt einfach mit dem Statuscode von Bexio fehl, und Sie versuchen es später erneut.

Sie können die Verbindung auch bewusst trennen oder DemyTix mitteilen, dass der Arbeitsbereich gar keine Buchhaltungssoftware nutzt. Im zweiten Fall werden geprüfte Spesen als erledigt markiert, ohne irgendwohin gesendet zu werden; die Zuordnungen bleiben gespeichert, falls Sie sich wieder verbinden.

Kategorien Konten zuordnen

Jeder Scan erhält eine von fünfzehn Spesenkategorien: Lebensmittel, Verpflegung, Transport, Büro, Unterkunft, Gesundheit, Einkäufe, Versicherungen, Dienstleistungen, Nebenkosten, Miete, Software, Marketing, Gebühren und Sonstiges. Bexio hat seinerseits Ihren Kontenplan. Die Zuordnung zwischen beiden wird einmal pro Arbeitsbereich in den Bexio-Einstellungen festgelegt.

DemyTix holt den Kontenplan Ihrer Bexio-Firma live und gruppiert ihn nach Schweizer Art, nach der ersten Ziffer der Kontonummer: 1 Aktiven, 2 Passiven, 3 Ertrag, 4 Material- und Warenaufwand, 5 Personalaufwand, 6 übriger Betriebsaufwand und so weiter. Wählen Sie für jede Kategorie das Konto, auf das ihre Spesen verbucht werden sollen. Es gibt keine Vorgaben: Die Zuordnung ist Ihre, und solange eine Kategorie kein Konto hat, wird das Senden einer Spese dieser Kategorie abgelehnt.

Zwei Verfeinerungen sparen danach Zeit. Auf jedem Ticket können Sie ein anderes Konto als das der Kategorie wählen; DemyTix nennt es das Buchungskonto, und die Wahl wird auf dem Ticket eingefroren, sobald es gesendet ist. Und wenn Sie eine Kategorie oder ein Konto für einen bestimmten Lieferanten korrigieren, bietet DemyTix an, sich das für diesen Lieferanten zu merken: Der nächste Scan desselben Lieferanten kommt mit dieser Kategorie und diesem Konto bereits gesetzt an. Gemerkt wird nur eine Wahl, die ein Mensch bestätigt hat; DemyTix macht aus seiner eigenen Vermutung nie eine Regel.

Zahlungsquellen funktionieren gleich: Ordnen Sie jede davon (eine Karte, ein Bankkonto, die Kasse) dem entsprechenden Bexio-Bankkonto zu, damit eine Spese festhält, woher das Geld kam. Diese Zuordnung ist optional: Fehlt sie, blockiert das ein Senden nie.

MwSt.-Sätze und Bexio-Steuercodes

Die Schweiz kennt drei MwSt.-Sätze: den Normalsatz von 8,1 %, den reduzierten Satz von 2,6 % für Lebensmittel, alkoholfreie Getränke, Bücher und einige weitere Güter, und den Sondersatz von 3,8 % für Beherbergung. DemyTix liest den auf dem Beleg gedruckten Satz und muss ihn in einen der in Ihrer Bexio-Firma konfigurierten Steuercodes übersetzen.

Es gibt keine feste Tabelle in DemyTix. Bei jedem Senden holt es die in Ihrer Bexio-Firma aktiven Steuercodes und wählt den Vorsteuercode auf Material- und Dienstleistungsaufwand, dessen Satz dem des Belegs entspricht. In einer Standardeinrichtung von Bexio heissen diese Codes VM81, VM26 und VM38 auf Deutsch und IPM81, IPM26 und IPM38 auf Französisch; DemyTix schaut nicht auf die Bezeichnung, nur auf Satz und Typ, sodass ein umbenannter Code weiterhin passt.

Zwei Situationen werden bewusst behandelt. Hat Ihre Bexio-Firma gar keine aktiven Vorsteuercodes, wie bei der Saldosteuersatzmethode oder wenn die Firma nicht mehrwertsteuerpflichtig ist, verbucht DemyTix die Spese ohne Steuercode, genau wie das Formular von Bexio mit der Wahl Keine. Hat Ihre Firma Vorsteuercodes, aber keinen zum Satz des Belegs und auch keinen 0-%-Code, wird das Senden mit der Meldung MwSt. ohne Bexio-Entsprechung abgelehnt: Aktivieren Sie den fehlenden Code in den MwSt.-Einstellungen von Bexio und senden Sie erneut.

Ausländische Belege folgen der letzten Zeile der Tabelle: Ihre MwSt. ist in der Schweiz nicht rückforderbar, sie werden also auf den 0-%-Code verbucht, und der Bruttobetrag landet auf dem Konto.

Was ein Senden tut, Schritt für Schritt

Nichts wird automatisch verbucht. Ein Administrator des Arbeitsbereichs öffnet das geprüfte Ticket und drückt An Bexio senden; Mitglieder sehen einen Hinweis, dass ein Administrator das übernimmt. Bevor DemyTix Bexio berührt, prüft es das Ticket: Betrag, Datum und Währung sind vorhanden; die Kategorie hat ein Konto oder das Ticket ein eigenes; der MwSt.-Satz hat einen Code; und bei einer Lieferantenrechnung sind ein Lieferantenkontakt und eine verantwortliche Person gesetzt. Jede Lücke lehnt das Senden ab, bevor irgendetwas geschrieben wird, sodass ein abgelehntes Senden nie eine halbfertige Buchung in Bexio hinterlässt.

Ein Beleg wird zu einer Bexio-Spese, bezahlt am Datum des Belegs. Sie trägt Betrag und Währung, das Konto aus der Zuordnung, den zugeordneten Steuercode, das Belegbild als Anhang, den Zahlungsempfänger als Titel und das zahlende Bankkonto, wenn die Zahlungsquelle zugeordnet ist. Nach dem Erstellen setzt DemyTix sie von Entwurf auf erledigt. Lehnt Bexio diesen letzten Schritt ab, existiert die Spese trotzdem, und Sie schliessen sie dort ab; DemyTix sagt es Ihnen.

Eine Lieferantenrechnung wird zu einer Bexio-Lieferantenrechnung, immer, bezahlt oder nicht, denn eine erhaltene Rechnung ist ein Kreditorenbeleg und gehört zu den Lieferantenrechnungen. Sie trägt den Lieferantenkontakt (in Ihren Bexio-Kontakten per IBAN oder Name gefunden oder auf Wunsch angelegt), die verantwortliche Person in Ihrer Firma, das Rechnungsdatum, ein Fälligkeitsdatum, das standardmässig dem Rechnungsdatum entspricht, die Rechnungsnummer als Lieferantenreferenz, eine Zeile mit Konto und Steuercode und das PDF als Anhang. Sie bleibt ein Entwurf: Bexio lässt eine Rechnung nur löschen, solange sie ein Entwurf ist, und eine Rechnung allein beweist nicht, dass sie bezahlt wurde. Verknüpfen Sie den Beleg, der die Zahlung beweist, verbucht DemyTix die Rechnung und erfasst die Zahlung für Sie.

Bei einer Schweizer QR-Rechnung ist der Zahlteil massgebend: IBAN, Name und Adresse des Zahlungsempfängers, Betrag und Währung stammen aus dem QR-Code und dienen dazu, den Lieferantenkontakt zu finden oder anzulegen.

Ein Beleg in einer anderen Währung wird mit dem Referenzkurs der Europäischen Zentralbank vom Belegdatum in Schweizer Franken umgerechnet; der Kurs wird auf dem Ticket angezeigt, und Sie können ihn vor dem Senden überschreiben. Bexio erhält den Fremdwährungsbetrag, den Kurs und den CHF-Betrag. Gibt es für diesen Tag keinen Kurs, bittet DemyTix Sie, einen einzugeben.

Nach einem erfolgreichen Senden wird das Ticket als erledigt markiert und gesperrt, und es merkt sich das erstellte Bexio-Dokument. Ein zweites Senden wird abgelehnt, sodass aus einem Beleg nie zwei Buchungen werden. Um eine verbuchte Buchung zu ändern, bearbeiten Sie sie in Bexio.

Wenn Bexio Nein sagt

Jede Ablehnung ist eine Meldung auf dem Ticket, und jede hat eine Ursache und eine Abhilfe.

Checkliste

• Ein kostenpflichtiges Abo und die Administratorrolle im Arbeitsbereich
• Ein Arbeitsbereich pro Bexio-Firma
• Ein zugeordnetes Konto für jede Kategorie, die Sie nutzen
• Ihre MwSt.-Codes in Bexio aktiv (oder gar keine, bei der Saldosteuersatzmethode)
• Für Lieferantenrechnungen: ein Lieferantenkontakt und eine verantwortliche Person
• Prüfen, dann An Bexio senden; danach in Bexio bearbeiten

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