Comment DemyTix comptabilise dans Bexio

Avant de commencer

Trois choses sont nécessaires. Un forfait DemyTix payant, car la connexion à un logiciel comptable ne fait pas partie du forfait gratuit. Le rôle d'administrateur de l'espace de travail, car les membres peuvent scanner et vérifier, mais seul un administrateur connecte Bexio et envoie les écritures. Et un compte bexio auquel vous pouvez vous connecter, sur lequel vous êtes autorisé à accorder l'accès à des applications tierces.

Un espace de travail se connecte à une seule société bexio. Une fiduciaire utilise donc un espace de travail par client, chacun avec sa propre connexion, sa propre association de comptes et ses propres membres. Si vous connectez plus tard le même espace à une autre société bexio, DemyTix réinitialise les associations qui pointaient vers l'ancienne et vous le signale.

DemyTix ne voit jamais votre mot de passe bexio : la connexion se fait sur la page de bexio, et bexio remet à DemyTix un jeton limité à ce dont l'intégration a besoin.

• Autorisations demandées à bexio : comptabilité (pour créer dépenses et factures, et lire vos comptes et codes de TVA), fichiers (pour joindre l'image du reçu), contacts (pour lire et créer des contacts fournisseurs), et un jeton de rafraîchissement pour que la connexion survive à une session.

Connecter un espace de travail

Ouvrez l'espace de travail, allez dans ses réglages, section Comptabilité, et appuyez sur Connecter Bexio. Vous êtes envoyé sur la page de connexion de bexio, vous approuvez l'accès, et vous revenez dans DemyTix avec la connexion affichée comme Connectée, avec le nom de la société bexio visée.

Ce que DemyTix conserve : les jetons d'accès et de rafraîchissement émis par bexio, chiffrés, ainsi que l'identifiant et le nom de la société bexio. Ce qui n'est pas conservé : votre mot de passe, que bexio ne partage jamais avec des applications tierces.

Une connexion peut se rompre. Si vous changez votre mot de passe bexio, révoquez l'accès de l'application dans bexio, ou si bexio cesse d'accepter le jeton, DemyTix affiche un bandeau, La synchronisation Bexio est en pause, et chaque administrateur voit un bouton Reconnecter Bexio dans les réglages. La reconnexion suit les mêmes étapes que la connexion et conserve toutes vos associations. Une panne passagère de bexio n'est pas traitée comme une connexion rompue : l'envoi échoue simplement avec le code de statut de bexio, et vous réessayez plus tard.

Vous pouvez aussi vous déconnecter volontairement, ou indiquer à DemyTix que l'espace de travail n'utilise aucun logiciel comptable. Dans ce second cas, les dépenses vérifiées sont marquées comme terminées sans être envoyées nulle part ; les associations restent enregistrées au cas où vous vous reconnecteriez.

Associer les catégories aux comptes

Chaque scan reçoit l'une des quinze catégories de dépenses : alimentation, repas, transport, bureau, hébergement, santé, achats, assurances, services, charges, loyer, logiciels, marketing, frais et autres. Bexio, de son côté, a votre plan comptable. L'association entre les deux se règle une fois par espace de travail, dans les réglages Bexio.

DemyTix récupère le plan comptable de votre société bexio en direct et le regroupe à la manière suisse, par le premier chiffre du numéro de compte : 1 actifs, 2 passifs, 3 produits, 4 charges de matières et de marchandises, 5 charges de personnel, 6 autres charges d'exploitation, et ainsi de suite. Pour chaque catégorie, choisissez le compte sur lequel ses dépenses doivent être comptabilisées. Il n'y a aucun choix prédéfini : l'association est la vôtre, et tant qu'une catégorie n'a pas de compte, l'envoi d'une dépense de cette catégorie est refusé.

Deux raffinements font gagner du temps ensuite. Sur n'importe quel ticket, vous pouvez choisir un autre compte que celui de la catégorie ; DemyTix l'appelle le compte de grand livre, et le choix est figé sur le ticket une fois envoyé. Et quand vous corrigez une catégorie ou un compte pour un fournisseur donné, DemyTix propose de s'en souvenir pour ce fournisseur : le prochain scan du même fournisseur arrive avec cette catégorie et ce compte déjà réglés. Seul un choix confirmé par une personne est mémorisé ; DemyTix ne transforme jamais sa propre supposition en règle.

Les sources de paiement fonctionnent de la même manière : associez chacune d'elles (une carte, un compte bancaire, la caisse) au compte bancaire bexio correspondant, pour qu'une dépense indique d'où vient l'argent. Cette association est facultative : son absence ne bloque jamais un envoi.

Taux de TVA et codes de TVA bexio

La Suisse a trois taux de TVA : le taux normal de 8,1 %, le taux réduit de 2,6 % pour les denrées alimentaires, les boissons sans alcool, les livres et quelques autres biens, et le taux spécial de 3,8 % pour l'hébergement. DemyTix lit le taux imprimé sur le reçu et doit le transformer en l'un des codes de TVA configurés dans votre société bexio.

Aucune table fixe dans DemyTix : à chaque envoi, le logiciel récupère les codes de TVA actifs dans votre société bexio et choisit le code d'impôt préalable sur matières et prestations de services dont le taux est égal à celui du reçu. Dans une configuration bexio standard, ces codes s'appellent IPM81, IPM26 et IPM38 en français et VM81, VM26 et VM38 en allemand ; DemyTix ne regarde pas le libellé, seulement le taux et le type, si bien qu'un code renommé correspond toujours.

Deux situations sont traitées à dessein. Si votre société bexio n'a aucun code d'impôt préalable actif, ce qui est le cas avec la méthode des taux de la dette fiscale nette ou quand la société n'est pas assujettie à la TVA, DemyTix comptabilise la dépense sans code de TVA, exactement comme le formulaire de bexio avec le choix Aucun. Si votre société a bien des codes d'impôt préalable mais aucun au taux du reçu et pas de code à 0 % non plus, l'envoi est refusé avec le message TVA sans correspondance Bexio : activez le code manquant dans les réglages TVA de bexio et renvoyez.

Les reçus étrangers suivent la dernière ligne du tableau : leur TVA n'est pas récupérable en Suisse, ils sont donc comptabilisés sur le code à 0 % et le montant brut atterrit sur le compte.

Ce que fait un envoi, étape par étape

Rien n'est comptabilisé automatiquement. Un administrateur de l'espace de travail ouvre le ticket vérifié et appuie sur Envoyer à Bexio ; les membres voient une note indiquant qu'un administrateur s'en charge. Avant de toucher à bexio, DemyTix vérifie le ticket : montant, date et devise sont présents ; la catégorie a un compte ou le ticket en a un qui lui est propre ; le taux de TVA a un code ; et pour une facture fournisseur, un contact fournisseur et une personne responsable sont définis. Tout manque refuse l'envoi avant la moindre écriture, si bien qu'un envoi refusé ne laisse jamais une écriture à moitié faite dans bexio.

Un reçu devient une Dépense bexio, payée à la date du reçu. Elle porte le montant et la devise, le compte issu de l'association, le code de TVA rapproché, l'image du reçu en pièce jointe, le bénéficiaire comme titre, et le compte bancaire payeur quand la source de paiement est associée. Une fois créée, DemyTix la fait passer de brouillon à terminée. Si bexio refuse cette dernière étape, la dépense existe quand même et vous la terminez là-bas ; DemyTix vous le dit.

Une facture fournisseur devient une Facture fournisseur bexio, toujours, payée ou non, car une facture reçue est un document créancier et sa place est sous les factures fournisseurs. Elle porte le contact fournisseur (retrouvé dans vos contacts bexio par IBAN ou par nom, ou créé si vous le demandez), la personne responsable dans votre société, la date de facture, une échéance qui vaut par défaut la date de facture, le numéro de facture comme référence fournisseur, une ligne avec le compte et le code de TVA, et le PDF en pièce jointe. Elle reste en brouillon : bexio ne permet de supprimer une facture fournisseur que tant qu'elle est en brouillon, et une facture seule ne prouve pas qu'elle a été payée. Quand vous liez le reçu qui prouve le paiement, DemyTix comptabilise la facture et enregistre le paiement pour vous.

Sur une QR-facture suisse, la partie paiement fait foi : l'IBAN, le nom et l'adresse du créancier, le montant et la devise proviennent du code QR et servent à retrouver ou à créer le contact fournisseur.

Un reçu dans une autre devise est converti en francs suisses avec le taux de référence de la Banque centrale européenne à la date du reçu ; le taux est affiché sur le ticket et vous pouvez le remplacer avant l'envoi. Bexio reçoit le montant en devise, le taux et le montant en CHF. S'il n'existe aucun taux pour ce jour, DemyTix vous demande d'en saisir un.

Après un envoi réussi, le ticket est marqué terminé et verrouillé, et il garde en mémoire le document bexio créé. Un second envoi est refusé, si bien qu'un reçu ne peut jamais devenir deux écritures. Pour modifier une écriture comptabilisée, modifiez-la dans bexio.

Quand Bexio dit non

Chaque refus est un message sur le ticket, et chacun a une cause et un remède.

Check-list

• Un forfait payant et le rôle d'administrateur de l'espace de travail
• Un espace de travail par société bexio
• Un compte associé à chaque catégorie que vous utilisez
• Vos codes de TVA actifs dans bexio (ou aucun, avec la méthode des taux de la dette fiscale nette)
• Pour les factures fournisseurs : un contact fournisseur et une personne responsable
• Vérifiez, puis Envoyer à Bexio ; modifiez ensuite dans bexio

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