Come DemyTix contabilizza in Bexio

Prima di iniziare

Servono tre cose. Un piano DemyTix a pagamento, perché il collegamento a un software contabile non fa parte del piano gratuito. Il ruolo di amministratore dello spazio di lavoro, perché i membri possono scansionare e verificare, ma solo un amministratore collega Bexio e invia le registrazioni. E un account bexio a cui può accedere, sul quale è autorizzato a concedere l'accesso ad applicazioni di terzi.

Uno spazio di lavoro si collega a una sola azienda bexio. Una fiduciaria usa quindi uno spazio di lavoro per cliente, ciascuno con il proprio collegamento, la propria associazione dei conti e i propri membri. Se in seguito collega lo stesso spazio a un'altra azienda bexio, DemyTix azzera le associazioni che puntavano alla precedente e glielo segnala.

DemyTix non vede mai la sua password bexio: l'accesso avviene sulla pagina di bexio, e bexio consegna a DemyTix un token limitato a ciò che serve all'integrazione.

• Autorizzazioni richieste a bexio: contabilità (per creare spese e fatture e leggere i suoi conti e codici IVA), file (per allegare l'immagine del giustificativo), contatti (per leggere e creare contatti fornitori) e un token di aggiornamento, perché il collegamento sopravviva a una sessione.

Collegare uno spazio di lavoro

Apra lo spazio di lavoro, vada nelle sue impostazioni, sezione Contabilità, e prema Collega Bexio. Viene inviato alla pagina di accesso di bexio, approva l'accesso e torna in DemyTix con il collegamento indicato come Collegato, insieme al nome dell'azienda bexio a cui punta.

Cosa conserva DemyTix: i token di accesso e di aggiornamento emessi da bexio, cifrati, più l'identificativo e il nome dell'azienda bexio. Cosa non conserva: la sua password, che bexio non condivide mai con applicazioni di terzi.

Un collegamento può interrompersi. Se cambia la password bexio, revoca l'accesso dell'app in bexio, o bexio smette di accettare il token, DemyTix mostra un avviso, Sincronizzazione Bexio in pausa, e ogni amministratore vede nelle impostazioni un pulsante Ricollega Bexio. Ricollegare richiede gli stessi passaggi del collegamento e conserva tutte le sue associazioni. Un'interruzione temporanea di bexio non è trattata come collegamento interrotto: l'invio fallisce semplicemente con il codice di stato di bexio, e Lei riprova più tardi.

Può anche scollegare volontariamente, o indicare a DemyTix che lo spazio di lavoro non usa alcun software contabile. In questo secondo caso, le spese verificate sono contrassegnate come completate senza essere inviate da nessuna parte; le associazioni restano salvate nel caso si ricolleghi.

Associare le categorie ai conti

Ogni scansione riceve una delle quindici categorie di spesa: alimentari, pasti, trasporti, ufficio, alloggio, salute, acquisti, assicurazioni, servizi, utenze, affitto, software, marketing, commissioni e altro. Bexio, dal canto suo, ha il suo piano dei conti. L'associazione tra i due si imposta una volta per spazio di lavoro, nelle impostazioni Bexio.

DemyTix recupera il piano dei conti della sua azienda bexio in tempo reale e lo raggruppa alla maniera svizzera, per la prima cifra del numero di conto: 1 attivi, 2 passivi, 3 ricavi, 4 costi per materiali e merci, 5 costi del personale, 6 altri costi d'esercizio, e così via. Per ogni categoria scelga il conto su cui contabilizzare le sue spese. Non ci sono scelte predefinite: l'associazione è sua, e finché una categoria non ha un conto, l'invio di una spesa di quella categoria è rifiutato.

Due raffinamenti fanno risparmiare tempo in seguito. Su qualsiasi ticket può scegliere un conto diverso da quello della categoria; DemyTix lo chiama conto di contabilità generale, e la scelta viene bloccata sul ticket una volta inviato. E quando corregge una categoria o un conto per un dato fornitore, DemyTix propone di ricordarlo per quel fornitore: la scansione successiva dello stesso fornitore arriva con quella categoria e quel conto già impostati. Viene ricordata solo una scelta confermata da una persona; DemyTix non trasforma mai una propria ipotesi in una regola.

Le fonti di pagamento funzionano allo stesso modo: associ ciascuna (una carta, un conto bancario, la cassa) al conto bancario bexio corrispondente, così una spesa registra da dove viene il denaro. Questa associazione è facoltativa: se manca, non blocca mai un invio.

Aliquote IVA e codici IVA bexio

La Svizzera ha tre aliquote IVA: l'aliquota normale dell'8,1 %, l'aliquota ridotta del 2,6 % per alimentari, bevande analcoliche, libri e alcuni altri beni, e l'aliquota speciale del 3,8 % per l'alloggio. DemyTix legge l'aliquota stampata sul giustificativo e deve trasformarla in uno dei codici IVA configurati nella sua azienda bexio.

Non c'è una tabella fissa in DemyTix. A ogni invio recupera i codici IVA attivi nella sua azienda bexio e sceglie il codice di imposta precedente su materiali e prestazioni di servizi la cui aliquota è uguale a quella del giustificativo. In una configurazione bexio standard questi codici si chiamano VM81, VM26 e VM38 in tedesco e IPM81, IPM26 e IPM38 in francese; DemyTix non guarda l'etichetta, solo l'aliquota e il tipo, così un codice rinominato corrisponde comunque.

Due situazioni sono gestite di proposito. Se la sua azienda bexio non ha alcun codice di imposta precedente attivo, come con il metodo delle aliquote saldo o quando l'azienda non è assoggettata all'IVA, DemyTix contabilizza la spesa senza codice IVA, esattamente come il modulo di bexio con la scelta Nessuno. Se la sua azienda ha codici di imposta precedente ma nessuno all'aliquota del giustificativo e nemmeno un codice allo 0 %, l'invio è rifiutato con il messaggio IVA senza corrispondenza Bexio: attivi il codice mancante nelle impostazioni IVA di bexio e invii di nuovo.

I giustificativi esteri seguono l'ultima riga della tabella: la loro IVA non è recuperabile in Svizzera, quindi sono contabilizzati sul codice allo 0 % e l'importo lordo finisce sul conto.

Cosa fa un invio, passo per passo

Nulla è contabilizzato automaticamente. Un amministratore dello spazio di lavoro apre il ticket verificato e preme Invia a Bexio; i membri vedono una nota che indica che se ne occupa un amministratore. Prima di toccare bexio, DemyTix controlla il ticket: importo, data e valuta sono presenti; la categoria ha un conto oppure il ticket ne ha uno proprio; l'aliquota IVA ha un codice; e per una fattura fornitore sono impostati un contatto fornitore e una persona responsabile. Qualsiasi mancanza rifiuta l'invio prima che venga scritto qualcosa, così un invio rifiutato non lascia mai una registrazione a metà in bexio.

Un giustificativo diventa una Spesa bexio, pagata alla data del giustificativo. Porta importo e valuta, il conto dall'associazione, il codice IVA abbinato, l'immagine del giustificativo come allegato, il beneficiario come titolo e il conto bancario pagante quando la fonte di pagamento è associata. Una volta creata, DemyTix la fa passare da bozza a completata. Se bexio rifiuta quest'ultimo passaggio, la spesa esiste comunque e Lei la completa lì; DemyTix glielo dice.

Una fattura fornitore diventa una Fattura fornitore bexio, sempre, pagata o no, perché una fattura ricevuta è un documento creditore e il suo posto è tra le fatture fornitori. Porta il contatto fornitore (trovato nei suoi contatti bexio per IBAN o per nome, o creato se lo chiede), la persona responsabile nella sua azienda, la data della fattura, una scadenza che per impostazione predefinita coincide con la data della fattura, il numero di fattura come riferimento fornitore, una riga con il conto e il codice IVA, e il PDF allegato. Resta una bozza: bexio permette di eliminare una fattura solo finché è una bozza, e una fattura da sola non prova che sia stata pagata. Quando collega il giustificativo che prova il pagamento, DemyTix contabilizza la fattura e registra il pagamento per Lei.

Su una QR-fattura svizzera la parte di pagamento fa fede: IBAN, nome e indirizzo del creditore, importo e valuta provengono dal codice QR e servono a trovare o creare il contatto fornitore.

Un giustificativo in un'altra valuta è convertito in franchi svizzeri con il tasso di riferimento della Banca centrale europea alla data del giustificativo; il tasso è mostrato sul ticket e può sovrascriverlo prima dell'invio. Bexio riceve l'importo in valuta, il tasso e l'importo in CHF. Se per quel giorno non esiste alcun tasso, DemyTix Le chiede di inserirne uno.

Dopo un invio riuscito, il ticket è contrassegnato come completato e bloccato, e ricorda il documento bexio creato. Un secondo invio è rifiutato, così un giustificativo non può mai diventare due registrazioni. Per modificare una registrazione contabilizzata, la modifichi in bexio.

Quando Bexio dice di no

Ogni rifiuto è un messaggio sul ticket, e ciascuno ha una causa e un rimedio.

Lista di controllo

• Un piano a pagamento e il ruolo di amministratore dello spazio di lavoro
• Uno spazio di lavoro per azienda bexio
• Un conto associato a ogni categoria che usa
• I suoi codici IVA attivi in bexio (o nessuno, con il metodo delle aliquote saldo)
• Per le fatture fornitori: un contatto fornitore e una persona responsabile
• Verifichi, poi Invia a Bexio; modifichi in seguito in bexio

Una domanda a cui questa guida non risponde? Ci scriva. La pagina Sicurezza dice dove vanno i suoi dati, e la pagina Prezzi quali piani includono il collegamento Bexio.